Les secrets d’une excellente présentation Powerpoint

Impressionner son audience, avec un ton juste, circonstancié, c’est une affaire de spécialiste. Les secrets d’une présentation excellente présentation sont contenus dans ces quelques lignes, ils vous permettront d’élever d’un cran la qualité de votre prestation en réunion.

Attention : si vous décidez d’opter pour une “démarche qualité” dans la préparation de votre prochaine présentation, cela doublera votre temps de travail.

1. AU DELA de 30 PAGES : créez une arborescence avec des liens hypertextes 

Partir d’un agenda/sommaire central; au clic, vous déroulez une partie et à la fin de votre exposé, vous revenez au sommaire. Ex : 1. Le contexte/2.Les résultats 2008/3.Le plan d’action 2009/4.Les axes d’innovation/5. La communication.

    >>>>>> Une méthode idéale pour que le public ne perde pas le fil. Powerpoint/Editer/Lien hypertexte (sur une page, une image, une page internet…) 

 

2. CONSERVER LE SOMMAIRE : au fil des pages, conservez l’agenda de départ en haut à droite 

SIMPLE : 100 % Powerpoint. Vous mettez en gras ou en couleur pour pointer la partie sur laquelle vous êtes et grisez les autres parties de l’agenda

 

COMPLEXE : avec l’aide de logiciels complémentaires (Photoshop, Photoimpact) ou possible avec Powerpoint 2007. Créez des “boutons” pour donner un style “web” et introduire de l’interactivité. Effet garanti :

 

3. SIMPLIFIEZ L’EXPRESSION : pour plus d’impact et d’aisance de lecture

Simplifiez l’expression ne veut pas dire la rendre simpliste, c’est le piège à éviter; un message trop simple n’est pas vraiment crédible. Usez de mots clés (Innovation, Perspectives…d’associations mots clés/Pictos). Innovez en trouvant des accroches qui vont marquer : “Pour un plan commercial : les 100 jours pour réussir”…

 

4. HARMONISEZ vos SOURCES VISUELLES : des images de haute résolution

Il n’y a pas plus mauvais effet pour l’image de l’entreprise et votre présentation que de faire cohabiter des images qui ont une qualité variable. En projection, il ne faut pas utiliser de visuels dont le poids est < 50 ko, pour une taille de photo réduite à l’écran; si vous vous servez d’un visuel en plein écran, n’importez rien en dessous de 120 ko. Pour harmoniser vos images :

SIMPLE : . Puisez dans la banque image de l’entreprise/ . Ayez à l’esprit que la présentation que vous projetez en réunion, n’est pas celle que vous allez diffuser après la réunion/.Ne présentez pas de visuels captés sur internet sans vous être assurés de leur qualité/. Achetez en complément des images dans une banque image.

COMPLEXE : . Créez des visuels plus personnalisés, du type montages, panoramiques, images concepts/. Si vous ne disposez pas de la version Powerpoint 2007, pour la colorisation des images, utilisez Photoshop ou Photoimpact/. Ajout d’effets créatifs qui servent votre mise en page, comme la superposition ou la transparence.

 

5. ADOPTEZ le REFLEXE MOT CLE/IMAGE : un principe de communication élémentaire

La mémorisation augmente quand vous associez les mots à l’image, cette technique est un recours efficace en présentation, car elle permet de structurer un discours. Il n’y a pas d’approche simple dans ce domaine, le temps de la conception se rallonge, mais c’est aussi à ce stade que vous marquerez votre différence et démontrerez  à votre public, votre maîtrise de la communication.

COMPLEXE : . Logotypez les idées clés de votre présentation par des symboles clés/. Dès qu’un mot peu mettre en perspective votre discours, associez le à une image pour transmettre de l’émotion visuelle, qui favorisera la mémorisation de votre audience. 

 

6. MAITRISEZ les ANIMATIONS et les TRANSITIONS : juste ce qu’il faut

Au cours de la présentation, ces deux composantes ont un rôle clé, elles peuvent vous tirer d’affaire quand vous avez beaucoup de messages à faire passer.

SIMPLE : . Choisissez les animations et transitions dans l’optique de servir votre discours et fluidifier votre présentation, ne changez pas de style à chaque page, au risque de mettre le public mal à l’aise

COMPLEXE : . Souscrivez à la licence PowerPlugs, pour disposer de transitions très créatives qui peuvent aider devant certains publics (http://vvv.presentationpro.com/powersuite2007/transitions.asp). A utiliser avec modération cependant.

7. CONCEVEZ votre PRESENTATION comme un EVENEMENT : pour surprendre et séduire

La présentation est un des temps forts d’une réunion “évènementielle” (AG, convention, présentation financière…), elle appelle un soin particulier pour faire bonne mesure par rapport à l’investissement d’une telle réunion. Souvent, elle n’est pas à la hauteur du “luxe” dans lequel l’audience est invitée.

SIMPLE : . Nommez votre présentation. Ex : “L’année des conquêtes”/. Choisissez des visuels à fort impact, inédits pour l’assistance en vous posant la question : s’il faut que les gens retiennent une image, ce sera celle là/. Soignez la rédaction, la recherche des accroches et des mots clés/. Pensez dès la conception aux versions complémentaires : une version imprimée remise lors de la réunion (avec résumé, dans un étui de qualité, ou une clé USB) , une version allégée prête à la diffusion par mail ou par l’intranet.

COMPLEXE : . Annoncez votre présentation par mail, pour créer l’évènement et l’envie/. Concevez pour votre lieu de réunion des caliquots, affichettes ou autres supports imprimés pour baliser de messages le lieu de la réunion

8. PENSEZ QUALITE et encore QUALITE : pas d’économie sur le matériel

Il est trop dommage que l’ordinateur fasse faux bond lors de la réunion, quand la vidéo que l’on projète est rejetée par un ordinateur sans puissance.

SIMPLE : . Si vous ne possédez pas de matériel, louez un projecteur FULL HD, suffisamment puissant et contrasté, si vous êtes devant une Assemblée de plus de 50 personnes/ Optez pour un portable de 512 rams, équipé de Windows XP ou Vista/. Munissez-vous d’une télécommande laser pour gagner en aisance scénique et corporelle.

COMPLEXE : . Une présentation en tryptique (3 écrans) est du meilleur effet, mais il faut le savoir dès la préparation, pour la synchronisation. Cette option est paramètrable sur Powerpoint XP et Vista

Contre les idées reçues sur les présentations Powerpoint

Trop de formateurs et non spécialistes de la présentation répendent encore des idées fausses sur les techniques de présentation, preuve qu’ils n’ont pas approfondis les subtilités des logiciels disponibles.  Quelques questions méritent d’être éclaircies :

1. Une idée par page : FAUX

C’était valable du temps de la rétroprojection sur transparents, la notion de page est même dépassée à l’ère électronique de la présentation, le support est devenu dynamique. Il est permis aujourd’hui, dans une présentation, d’intervenir sur plusieurs paramètres en même temps :

   > Gras de typo ou changement de couleur pour les éléments clés/animation/transparence ou autre mise en perspective de l’information/ image, vidéo,flash.

Il est certain que la version 2007 de powerpoint renforce ces possibilités (Ombrage, 3D, Trajectoire de texte déjà présente sur la version 2003). Donner de la modernité à une présentation Powerpoint revient à utiliser en partie les techniques du web, notamment l’idée de superposition de “couches” que l’on peut empiler sur une page ou l’apparence d’effets flash dans le déroulement de menus par exemple, pour introduire l’idée d’interactivité. Tout ceci peut se faire à 100 % sous powerpoint (version 2007) et avec l’aide de logiciels performants (Photoshop, Photoimpact) sous les versions antérieures.

 

  >>>>>>> voici à quoi ressemble une page Powerpoint en mode plan de travail, qui recèle plusieurs animations superposées; complexe en apparence, pour le plus grand confort du public au moment de la projection

2. Eviter des pages surchargées : FAUX

Bien entendu, l’effort de synthèse et de recherche de mots clés est nécessaire, mais il y a des sujets qui ne peuvent pas être simplifiés ou réduits à l’infini, sous peine d’en perdre le sens (résultats scientifiques, résultats chiffrés, éléments stratégiques, points de réglementation…); les techniques existent pour allèger de tels documents :

   > Apparition du texte progressif/Mots clés, idées concepts en gras/La seconde partie d’un texte chasse la première/Les effets de transparence permettent de supperposer des masques/L’effet grossissement-réduction (Powerpoint XP et Vista) permet de scinder un texte. Powerpoint 2007 renforce les possibilités de mise en perspective de l’information en s’appuyant sur les fonctionnalités (Ombre – 3D – Transparence).

3. Contre “l’effet” 3 en 1 : VRAI

Concevoir une présentation de manière professionnelle, c’est en amont réfléchir aux différentes utilisations. En fait, une présentation se compose de 2 phases de diffusion, qu’il faut intégrer dès la préparation, avant la réunion :

  > La présentation en séance plénière : privilégier la haute résolution, même si le poids informatique vous fait peur (parfois > à 100 mégas).

> La diffusion après la réunion : ceci peut mener à la préparation de 2 autres versions :

     . Une version papier : il faut dans ce cas répondre aux exigences d’un document imprimé, c’est à dire conserver ou améliorer encore la résolution (impression sur papier haute résolution, éviter les mauvaises copies), revoir la mise en page en réduisant la typo et figer les animations.

     . Une version électronique : dans le cadre de la diffusion en interne ou en externe, préparer une version de la  présentation prête à voyager, dont le poids n’excède pas 3-4 mégas; un fastidieux travail de compression (pas toujours suffisant) démarre, complété par un travail d’allègement des images. En vue d’un téléchargement, vous pouvez également l’enregistrer en format.pdf. 

     . Une version vidéo : si la réunion a été filmée, il est possible de la diffuser aussi sur Internet, avec un accès sécurisé ou publique, de manière à pouvoir la visionner avec les pages de la présentation synchronisée. Exemple : retransmission de la dernière Assemblée Générale LVMH.

Bien que longue, cette phase marquera la réussite totale ou non de la présentation; l’image que vous transmettrez à votre public sur l’ensemble du processus, sera celle d’un professionnel au service de son client.

4. Powerpoint est un outil de standardisation : FAUX

Conçu en premier comme un support efficace de diffusion de l’information, le logiciel a été réduit longtemps par les utilisateurs à un outil simple : une page, un titre, des “bullets points”. Puis les chartes graphiques ont un peu mieux cadré la dimension institutionnelle, sans vraiment faire preuve d’inventivité. Aujourd’hui, les choses ont beaucoup évolué et la simple transmission de l’information ne suffit plus, il faut mettre en forme pour séduire, être cohérent, crédible et emporter l’adhésion de son public. Le logiciel permet beaucoup de sophistication, apportant une personnalisation qui met l’information transmise en perspective. La seule chose à ne pas faire pour personnaliser une présentation, c’est opter pour les masques proposés par le logiciel…qui eux, renforcent la standardisation et sont souvent éloignés de votre identité visuelle.

Les présentations des sociétés du CAC 40 en AG 2008 : de l’excellence corporate au déficit d’image…

 

Réunir ses actionnaires une fois par an pour présenter le visage et les contours d’une grande  entreprise est porteur d’enjeux stratégiques, financiers et humains qu’il est préférable de maîtriser honorablement.  Comment les plus grandes entreprises françaises abordent-elles cet exercice de communication ? Ce palmarès des AG 2008 a pour objectif de mettre en valeur les bonnes pratiques dans ce domaine et faire en sorte que ces réunions évènementielles deviennent des espaces de créativité, d’innovation à la fois dans la mise en forme et le contenu des présentations. Seules les présentations projetées ont été analysées dans cette étude, ne tenant pas compte de l’environnement esthétique, la qualité oratoire des dirigeants ou le matériel  technique utilisé lors de l’Assemblée.

Copyright Expremium

La référence existe dans ce domaine.

La mise en valeur du discours à travers les supports visuels présentés existe et c’est rassurant de savoir que certaines entreprises y ont accordé un soin particulier. Selon la grille multicritères utilisée (masque, identité visuelle, multimédia, symbolique, animation et transitions), ¼ des entreprises valorisent leur présentation, en alliant créativité, savoir faire et personnalisation. L’actionnaire peut se réjouir dans ce cas de la mise en valeur des compétences et de la capacité à mettre en accord le discours et sa communication vers le public. Parmi cette typologie d’entreprises, trois d’entre elles opèrent sur le marché de l’énergie et de l’environnement. EDF est la référence en matière d’application de l’excellence Corporate, Véolia et Suez Environnement sont au dessus du lot, en ce qui concerne la créativité et l’avant-gardisme en matière de design et d’expression visuelle.  

Dans ce même groupe, mais ceci est moins surprenant, on retrouve un acteur High-Tech pour la créativité et l’innovation (Alcatel-Lucent) qui côtoie une entreprise pharmaceutique (Sanofi-Aventis) et une entreprise du luxe, pour une application rigoureuse de sa charte graphique (LVMH).

La communication doit-elle être prudente ?

Pourquoi des entreprises dont le résultat est flatteur ont-elles autant de retenue dans cet exercice ? Communiquer de manière personnalisée et impactante crée de la valeur et de la confiance. Six entreprises d’horizons divers (BNP Paribas, SG, Alstom, Arcelor-Mittal, Orange, Saint-Gobain) assurent  un service minimum lors de ce grand évènement, adeptes du ni-ni (ni génie-ni cancre), elles utilisent des supports classiques, mais maintenant néanmoins une certaine rigueur dans l’application de leur charte.  Alstom et Arcelor-Mittal ont un problème d’identité visuelle, ce qui rend difficile une optimisation des supports visuels, dans la mesure où le point de départ d’une présentation harmonieuse et cohérente réside dans la richesse du logo ; les autres entreprises citées n’ont à priori aucune raison de ne pas être plus séduisantes.

En réunion, encore souvent, la communication visuelle n’est pas considéré comme un levier pour l’entreprise

Près de la moitié des entreprises n’ont pas fait de la présentation Powerpoint une priorité.  Soit elles ne se sont pas dotées des moyens internes ou externes, soit elles n’en perçoivent pas la portée.  Elles sont encore dans un registre de communication basique en la matière et ne transmettent pas des valeurs de marques très intelligibles. En utilisant des symboles réduits, plusieurs d’entre elles (Eads, ST Elecronics, Capgémini, Crédit Agricole), se privent d’un levier de communication efficace et peuvent à terme appauvrir leur territoire d’expression.

Si le rendez-vous avec les actionnaires est manqué, la médiocrité du support visuel a pu y contribuer

 

En Assemblée Générale, une présentation visuelle vient en appui du discours d’un chef d’entreprise ou d’un cadre dirigeant, elle peut par conséquent véhiculer une image technologique, de compétence et de vision de l’avenir. Les entreprises qui se rangent dans cette catégorie sont des entreprises en pleine crise ou à l’amorce d’une crise identitaire (identité visuelle vieillissante, contours de valeurs de marques ou de métiers non explicite)…le support Powerpoint n’est pour elles, que l’arbre qui cache une forêt de problèmes existentiels plus graves, de nom ou de positionnement (Renault, Déxia, Thomson). 

A la lueur de cette étude, 25 % des acteurs du CAC 40 ont une maîtrise complète de l’évènement, y compris de leur présentation visuelle. Le manque de sophistication et d’originalité apporté par les autres ne les empêchera jamais, certes, de faire des bénéfices, mais elle peut à terme, contribuer à éloigner la confiance des actionnaires envers les dirigeants.  Au-delà de l’aspect technique et des compétences dans la maîtrise de la communication, les meilleures entreprises dans ce domaine offrent à leur public une vraie marque de respect et apportent la démonstration de leur capacité d’innovation.

NB : Carrefour, PSA, Unibail et Vinci ne font pas partie de l’étude.

 

L’univers galactique des logiciels de présentation !

Une bataille de titan s’est engagée ces derniers mois concernant l’optimisation des présentations visuelles; il paraît évident qu’un marché de 3 000 000 d’utilisateurs quotidien, ne peut pas laisser insensible; ce facteur corrélé au déficit qualitatif reconnu en matière de présentation, ouvre des opportunités impressionnantes qui visent à terme, à contrarier l’hyper domination du Powerpoint de Microsoft. Tous les acteurs sont américains et des idées géniales (Sliderocket, Prézi, Slideshare) en provenance de Californie, côtoient les applications plus classiques des multinationales des marchés de l’Internet, de matériels informatiques et des solutions graphiques (Google, Adobe, Apple, Cisco). Ce marché s’élargit, puisque les simples logiciels de présentations (Powerpoint, Keynote) se mesurent maintenant aux solutions en ligne, dont la diffusion et le partage sont les bénéfices principaux, mais aussi, même si cela paraît moins direct pour l’instant, au nouveau service Webex (réunions on line), lancé par Cisco. Cette image de synthèse résume ce qui se passe sous nos yeux :

 

 

 

 

Trois groupes de logiciels se forment en fonction du type d’utilisation; Powerpoint est la référence encore incontestée des logiciels de présentation en réunion concurrencé frontalement par Keynote (Apple)…et de nouveaux entrants qui font de leur plateforme une application mixte web + réunions. Le très créatif Prézi, développé par des designers ouvre une nouvelle forme de présentations électroniques, fondée sur une espace ouvert. Ces logiciels ont privilégié le design, ce sont des créateurs d’impact.

Les nouvelles applications sont conçues quasi exclusivement pour internet, ces logiciels sont des faiseurs de commodité :

Powerpoint peut-il devenir un jour Weakpoint ?

ou comment les nouvelles façons de communiquer et d’échanger en ligne peuvent faire  de l’ombre à Powerpoint ?

Ce ne sont pas de nouvelles langues ou dialectes dont il s’agit, mais bien d’applications qui fleurissent depuis quelques mois sur Internet, libres d’accès dans leurs versions simplifiées, mais qui promettent des changements lourds dans nos manières de communiquer, transférer, partager, motiver, enrichir et décider. Il faudra vous familiariser avec ces nouveaux noms simples ou barbares, mais qui peuvent envahir votre vie professionnelle. Zoho, Sliderocket, Slideshare, Keynote, 280slides,Prezi, Webex, Openoffice,Googledocuments, Acrobat 9Pro, Acrobat ConnectPro sont des applications concurrentes directes, englobantes ou partielles du logiciel Powerpoint…pourquoi en quelques mois, se font-ils si nombreux ?

Ce marché est considérable, si l’on retient simplement le chiffre colossal du nombre de présentations quotidiennes à travers le monde (3 000 000 000), on comprend plus facilement les enjeux qui se profilent, d’une collaboration immédiate, délocalisée et virtuelle à partir de plateforme uniques…et parfois gratuites ! Essayons d’y voir plus clair et de comprendre à quels types de besoins peuvent répondre toutes ces applications.

>. Un modèle collaboratif complet  ZOHO/GOOGLE : de l’augmentation de la productivité à la collaboration aisée pour les PME et TPE

    Les besoins couverts : Présentations, Tableur, Traitement de texte, BDD, CRM, Gestion de projets…

>. Des applications pour les Présentations : une alternative directe au logiciel de Microsoft

          - Les concurrents directs pour utilisateurs confirmés : interfaces multimédias, animations et transitions de qualité) : Keynote, 280 Slides (version béta), Sliderocket , Acrobat 9Pro; la palme de la créativité revient à Prezi (version béta), jeune pousse californienne, qui permet de zoomé sur une présentation, qui ne se réduit pas à une page classique mais à un plan de travail élargi, sur lequel vous pouvez concevoir des présentations sophistiquées …

     Les besoins couverts : interface multimédia Images, videos, sons/animations et transitions de                    qualité qui ont une vocation à remplacer Powerpoint, en offrant une application bien pensée, ergonomique et élégante. Il demeure un point important à soulever, c’est celui de la confidentialité des données qui ne peuvent pas toutes être externalisées.

         - Les concurrents directs pour utilisateurs basiques : Openoffice (Linux), Document (Google,version beta),Zoho

Les besoins couverts : transmission rapide de l’information à partir d’une application sommaire, utile et suffisant pour de la communication rapide, instinctive, mais peu adaptée à des présentations évènementielles.

-          Les concurrents indirects : Webex, organisateur de réunions en ligne ou Acrobat Connect Pro

Pas encore d’interface de création de présentation pour ces espaces bien conçus, mais ils pourraient le proposer dans un avenir proche.

 

Peut-on entrevoir à travers ces nouvelles interfaces une nouvelle manière de communiquer en réunion ou est-ce des alternatives à Powerpoint ? Ce que proposent les applications les plus qualitatives nous permettent d’entrevoir une nouvelle façon de concevoir un espace réunion, de plus en plus virtuel, ce qui ferait disparaître sensiblement le syndrome de la réunionite ; rappelons qu’une récente étude d’Oxford révèle que 14 % des cadres dormiraient en réunion (elle ne révèle malheureusement pas ceux d’entre eux qui décrochent au bout de 30 minutes !). Ces outils ne remplaceront cependant pas la nécessité pour certains sujets de débattre dans une salle plutôt qu’en ligne, les messages ne peuvent pas tous passer par voie électronique, mais ils peuvent s’inviter au rang de solutions pratiques et ergonomiques…le wifi offre quasiment toute possibilité de voir fleurir en salles de réunions ces interfaces, qui un jour peuvent rattraper le légendaire Powerpoint, qu’il faudra alors appeler le Weakpoint.

> Les interfaces visuelles :

  > Zoho

 

> 280slides

> Sliderocket

> Slideshare

> Keynote

> Prezi

> Googledocument

> Openoffice

> Acrobat 9pro

> Webex

Présentation d’une entreprise moderne

Il y a le sommaire classique qui reprend l’ensemble des dimensions d’une entreprise, qui peut être modulé en fonction des différentes réunions auxquelles vous participez (un Directeur financier n’a pas besoin des mêmes modules de présentation qu’un Directeur de la production..). De manière générale, vous vous y retrouverez en évoquant les sujets suivants :

. Secteur d’activité (ou/et sa vocation, ses missions, ses valeurs), son environnement

. Situation sur le marché (poids et évolution, effectifs)

. Positionnement produits et services

. Forces : couverture géographique, R&D, Innovation, Hommes

. Leviers de développement

. Communication

 

Si vous voulez élever d’un cran la personnalisation de votre présentation, à partir de cette trame, il est encore plus efficace de créer une dynamique dès l’annonce des  titres :

. Une entreprise à forte croissance sur un marché mature

. Un portefeuille de marques à forte valeur ajoutée

. Des produits et services innovants

. Une capacité d’innovation et une organisation tournées vers le client

. Plusieurs leviers d’action, pour rendre la stratégie active

. Un sens tactique de la communication

Pour finaliser votre présentation de la manière la plus professionnelle possible :

  sur chacune des parties composant votre sommaire , créez  des liens hypertextes qui permettront aux uns et aux autres de développer telle ou telle partie en fonction du sujet et du temps disponible en réunion :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Baromètre mensuel des présentations Powerpoint en AG

Vous retrouverez chaque mois les résultats d’une étude effectuée sur la qualité des supports visuels utilisés par les entreprises du CAC 40, lors de leurs Assemblées Générales.

                             

 

> Visuel d’entrée, puis exemple de page de contenu 

Lors de la dernière Asemblée Générale, le Groupe Air France Klm s’est aidé de son support visuel, tant sur le plan de la forme que du contenu pour donner envie de continuer son histoire avec ses actionnaires. Le design de fond est sobre, mais en parfaite harmonie avec une identité visuelle élégante et symbolique. Pas d’effets ostentatoires, mais un ton juste appuyé par des photos concepts à bon impact visuel. Les bons résultats du groupe pourraient laisser place à un  peu plus de créativité, dans les pages de contenu notamment. Il est fort dommage qu’aucuns visuels de la campagne « corporate » ne figurent dans cette présentation.  Cette présentation devrait être la prestation « minimum » de toute entreprise pour ce type de réunions « évènementielles ».

 

 > Visuel d’entrée, puis exemple de page de contenu

                          

Le niveau d’excellence n’est pas atteint, même s’il y a manifestement une charte qui fonctionne assez bien. Les composantes de la marque sont bien mises en valeur, mais la maîtrise de la présentation « Powerpoint » n’est pas élevée à un niveau qui permette de valoriser au mieux le contenu. Les pages d’accueil, les pages intermédiaires sont plutôt réussies, avec l’appui de visuels séduisants et un design de fond sobre et élégant ; même si l’entreprise donne une certaine dynamique, avec la courbe de son bandeau, il n’y a pas de symbolique de modernité de forme, telle que l’ombrage ou la transparence, permise dans les dernières versions de logiciels. En revanche, ce qui est le plus criant dans l’analyse, ce sont les pages de contenus qui n’ont pas beaucoup d’impact, elles sont parfois surchargées et ne sont pas suffisamment visuelles, alors que la qualité des prises de vue est indéniable et le « sujet s’y prêterait ». Les résultats de l’entreprise sont excellents, les perspectives sont encourageantes, le ton utilisé mériterait plus de « brillance » et de créativité.

 

 

 

 

 > Visuel d’entrée, puis exemple de page de contenu

                                    

Une présentation est un support au discours de l’orateur, mais quand celui-ci n’apporte pas les éléments de clarté suffisants, alors il est permis de soulever le doute. Dexia ne valorise pas sa charte dans la conception de la présentation, qui ne dit rien sur les valeurs de l’entreprise. Le positionnement du logo dans l’image est une erreur, le logo doit se trouver dans la page et de préférence en bas à droite, comme une signature. Le visuel qui est certes intéressant est repris de la première à la dernière page. Lors d’une présentation majeure, le minimum est de concevoir des “images concepts” qui varient à chaque chapitre ou “idée clé”, ce qui permet de traduire en image la vision de l’entreprise sur son activité et démontrer une certaine générosité, plutôt que de mettre ses actionnaires au régime sec. Le plus flagrant dans la construction de la page bien sûr, ce sont les encadrés blancs sur fonds gris qui dénotent  un vrai déficit esthétique et un manque de cohérence. Malheureusement pour Déxia, tout reste à faire.

 

 

 

> Visuel d’entrée, puis exemple de page de contenu

 

L’Oréal valorise son image lors de sa dernière assemblée Générale en utilisant un support esthétique et chargé de symboles. Le masque de la présentation est assez simple dans sa conception, mais véhicule  assez bien la dynamique du groupe et son caractère multiculturel. La recherche de mots clés, la mise en exergue des faits marquants par des pictos stylisés et la pertinence de la communication chiffrée apporte un niveau de maîtrise corporate d’un bon niveau. L’Oréal est assez proche d’une présentation experte, il manque sans doute des changements de rythme visuels qui renforcent l’impact et la mémorisation, en transition d’une partie dévelopée à l’autre.                                                                                                                  

> Visuel d’entrée,  puis exemple page de contenu

L’air Liquide communique encore visuellement avec des outils du passé. La charte électronique de la marque n’apporte pas la modernité attendue à l’égard d’un acteur majeur de l’industrie. Les très bons résultats présentés autoriseraient l’entreprise à un peu plus de générosité vis-à-vis de ses actionnaires. Seuls, les crédits d’images et le film vidéo rattrapent une copie peu séduisante. D’une identité visuelle vieillissante ne peut pas jaillir une charte électronique maîtrisée et impactante.

 Nous sommes sur une version ancienne de Powerpoint et la mise en forme d’un fond d’écran peu valorisant. L’utilisation basique de l’outil ne permet pas de véhiculer avec force les valeurs de l’entreprise. S’il n’y a pas un ton et une mise en forme euphorisante quand les résultats le permettent, à quoi peuvent s’attendre les actionnaires quand l’environnement est  déprimé ?

 

 

 

 

> Visuel d’entrée, puis exemple de page de contenu

Même en phase de difficulté, une entreprise doit, devant ses actionnaires, assurer une prestation  “minimale” cohérente et reflet d’un certain professionnalisme. Si le ton adopté est en de telles circonstances celui du “profil bas”, il n’en demeure pas moins qu’une présentation de ce type, est susceptible d’ inspirer ou non, la confiance en l’équipe dirigeante…à cette lecture, on s’imagine mal investir à l’avenir dans cette entreprise. Le support visuel n’enrichit aucunement la stratégie présentée, l’utilisation extrêmement basique et sommaire de Powerpoint réduit la portée des messages transmis, dans la foulée d’une identité visuelle peu attractive. Pour une entreprise spécialiste de l’image, l’incohérence est à son comble.

Chez Thomson, les actionnaires sont à plaindre !

 

 

Rappel de la méthodologie : chaque mois, trois entreprises du CAC 40 seront choisies pour les besoins de l’étude, menée par un professionnel de la communication en partenariat avec Marketing-Professionnel.fr, pour mesurer la qualité des supports visuels proposés en assemblée Générale. Qu’est ce qui motive ce choix ? une présentation Powerpoint – ou tout autre support électronique projeté – est souvent jugé comme accessoire, alors qu’en définitive, c’est un support qui peut révéler beaucoup sur la maîtrise de la communication globale de l’entreprise. L’objectif principal est d’analyser la présentation visuelle Powerpoint diffusée en Assemblée Générale à travers les différentes composantes  (identité visuelle, masque, multimédia…). Seul, le support visuel est pris en compte, sans analyse des autres éléments environnants (vidéo projetée en dehors de la présentation, spectacle…).

Optimisez votre présentation visuelle, seulement si…

c’est évidemment une dimension importante de la communication de l’entreprise, mais elle n’intervient pas en première priorité si d’autres chantiers de la communication sont plus urgents; voici une liste d’éléments du mix à valider, avant d’entreprendre un travail avec un conseil extérieur, une agence de design…les supports visuels pourront alors devenir des atouts en réunion.

Avez-vous une connaissance suffisante de l’outil ?

En moyenne, les utilisateurs de logiciels de présentation utilisent 10 % de ses potentialités au quotidien, c’est beaucoup et suffisant pour transmettre de l’information, c’est trop limité pour entreprendre une optimisation dans l’optique d’ une réunion “qui compte” dans la vie de l’entreprise (AG, conventions, séminaire cadres, présentation financière…). Vous passez un cap dans  l’utilisation de l’outil, lorsque vous pouvez sur une page, introduire plusieurs niveaux de lecture – alterner les applats de couleur, transparence, formes 3D, animation dans une forme, navigabilité transversale permettant de quitter une page et d’y revenir sans sortir de la présentation (utilisation des liens hypertextes dans la page) – Si vous n’êtes pas l’orateur, le jour de la réunion, la personne qui présente sera-t-elle à son aise avec une arborescence interactive de la présentation ? Si elle ne l’est pas, ne rien entreprendre qui nuirait à la fluidité de son discours.   

L’identité visuelle : est-elle une composante forte aujourd’hui, en terme de valeurs, de modernité, de symbolique et de métier ?

L’ optimisation d’une présentation Powerpoint a pour point de départ l’identité visuelle de l’entreprise ou de l’organisation, c’est elle qui donnera au “masque” (ou fond de page), sa cohérence, son harmonie et démontrera la maîtrise ou non que vous avez de de ces techniques. Si vous jugez votre logo au mieux ”vieillissant” ou au pire “en dehors du temps”, votre travail d’optimisation sera voué à l’échec, la seule solution est de trouver une forme séduisante et attractive qui ne s’inspire pas des valeurs de la marque, la couleur devenant le seul axe d’entrée pour améliorer l’ensemble. Si votre identité visuelle est en revanche percutante, le designer pourra intervenir sur plusieurs paramètres : les couleurs (issues de la dominante du logo), les formes (biseautées, 3D, courbes) et la symbolique (le picto devient le label que l’on peut extraire du bloc marque).

La présentation que vous êtes sur le point de préparer intervient-elle dans un contexte favorable au changement : l’audience attend des messages forts, êtes vous dans une phase de prise de nouvelle fonction qui impose de faire ses preuves… ?

Si ces conditions sont réunies, c’est exactement la période la plus favorable pour opérer une telle évolution;  une bonne présentation, personnalisée et très en phase avec ce qu’attend votre public aura le mérite de lever beaucoup de doutes et votre assistance quittera la salle en se disant intérieurement “que la présentation était précisément ce qu’elle attendait”; vous ne mesurerez pas l’impact quantitativement, mais vous sentirez autour de vous, le vent de la sympathie et du respect”. Pour en arriver là, ne ménagez pas votre peine, soyez créatif, si vous êtes dans une entreprise “leader” sur son secteur, OSEZ la personnalisation, l’usage de CONCEPTS FORTS, votre discours sera renforcé. Si la culture de l’entreprise est plutôt “profil bas”, alors votre objectif sera de trouver le ton juste avec une éxécution la plus professionnelle possible.

Le jour de la réunion, le cadre appelle-t-il une optimisation du contenu et de la forme ?

S’il s’agit d’une réunion “évènementielle”, qui aura une forte incidence sur l’avenir de l’entreprise, la réponse est OUI. Devant des analystes financiers, des actionnaires, des commerciaux lors de leur convention de vente, de la présentation de lancements de produits ou d’un plan marketing, il n’y a pas une seconde d’hésitation sur la qualité de la copie à rendre ! Si vous passez par un conseil extérieur, l’optimisation vous coûtera entre 0, 5 et 4 % de l’enveloppe globale (comptez entre 3 à 6 000 € pour une telle prestation). Rétrospectivement, vous constaterez que lors de ces réunions, tout est optmisé (le lieu, les temps de pause et de loisirs, la restauration…) sauf parfois, ce qui est projeté dans la salle, ce qui peut être jugé comme une “faute de goût”. Respectez votre public !

Si vous avez du temps ou si quelqu’un au sein de votre équipe peut s’y consacrer pleinement, alors vous pourrez mener ce travail en interne…si vous jugez que vous avez d’autres priorités, faites appel à des conseils extérieurs, une prestation de qualité ne grèvera pas votre budget.

Powerpoint, champion des logiciels de présentation

Ce logiciel a révolutionné la façon dont les entreprises travaillent depuis vingt ans et si beaucoup décriaient sa position de monopole, il n’a plus aujourd’hui ce statut, même s’il est encore utilisé par 80 % des cadres en entreprises. Il a contribué à la professionnalisation de la communication en entreprise et au delà, à la diffusion de l’information, de façon ultra rapide et interactive…qui pourrait encore projeter des transparents sans déclencher la risée ?

Une utilisation experte s’impose dans toutes les réunions qui nécessitent de présenter l’entreprise (ses résultats, ses nouveautés) de manière convaincante devant un large public (actionnaires, analystes financiers, publics institutionnels et clients…) . En interne, la simplification est souvent de mise.

Ils sont maintenant six à prétendre remplacer le logiciel de présentations Powerpoint. S’il est de loin le plus utilisé dans le monde professionnel, de nouvelles plateformes peuvent séduire de nombreux utilisateurs. En y regardant de plus près, les choses ne sont pas si simples, car Powerpoint dans sa version 2007 a de formidables atouts pour les utilisateurs fréquents et experts de présentations internes et externes en entreprises (fonctions de transparence, 3D, ombrages, formes automatiques…), Parmi les nouveaux entrants, deux applications me paraissent sortir du lot, il s’agit du pendant de Powerpoint chez Apple > Keynote et Sliderocket, qui est plus une plateforme de partage de présentations en ligne. Acrobat propose également un logiciel puissant, mais à un prix prohibitif…

Trois autres solutions simplifiées peuvent trouver des amateurs sur leur route : 280slides, Zoho show, Google Presentation, Open Office, qui se positionnent plus sur le mode collaboratif en ligne.

Une chose est maintenant certaine, si Powerpoint a transformé le mode de communication, en réunion notamment, beaucoup lui reproche d’être à l’origine de réunions soporiphiques. Il faut simplement consacrer plus de temps à la préparation des présentations pour rendre les messages plus attractifs, séduisants. Votre présentation est réussie si vous arrivez à tenir en haleine votre audience de la première à la dernière page.

“- Montre-moi ta présentation Powerpoint, je te dirai comment ton entreprise passera la crise…

Cette phrase me trotte vraiment dans la tête comme un refrain, depuis que la météo économique s’est assombrie sous nos latitudes. Les temps qui courent me confortent dans l’idée que le niveau de maîtrise de la communication globale d’une entreprise est le point de mesure le plus sophistiqué, pour évaluer sa bonne ou mauvaise santé.

Et de  tous les supports de communication, la présentation Powerpoint est un vrai baromètre qui indique en une page la capacité de l’entreprise à gérer la complexité (logo, design de fond, animations, qualité de l’image et de la rédaction, technologie…); elle permet d’analyser en profondeur les valeurs de l’entreprise, le décalage entre l’image transmise et l’image perçue, la maîtrise du design et d’un support technologique dans les cadre d’une prise de parole, son degrè de sophistication et de maturité (ériger la forme au même niveau que le contenu, c’est reconnaître la nécessité de la valeur du respect et de la personnalisation) , sa capacité à imaginer l’avenir, sa compétence et sa cohérence de discours. 

Ne vous y trompez pas, ce n’est pas un gadget, c’est un instrument météorologique de premier plan.

Exemples :

 

 

 

 Présentation analysée : Assemblée Générale 2008.

 

 

Explications : Une charte plus que sommaire qui ne dit rien sur l’entreprise.

Le positionnement du logo dans l’image est une erreur, le logo doit se trouver

dans la page et de préférence en bas à droite, comme une signature.

Le visuel qui est certes intéressant est repris de la première à la dernière page.

Lors d’une présentation majeure, le minimum est de concevoir des “images concept”

qui varient à chaque chapitre ou “idée clé”, par respect pour le public.

Le plus criant sur cette page bien sûr, ce sont les encadrés blancs sur fonds gris

qui dénotent  un vrai déficit esthétique et un manque de cohérence.

 

 

 

Présentation analysée : Assemblée Générale 2008

 

 

Explications : Une charte électronique assez peu maîtrisée. Il n’y a pas de cadre

fédérant la page, pour mettre en valeur la force du logo. Le visuel de fond est

très peu valorisant pour la marque, comme le sont en général les fonds de couleur

“délavés”. Si c’est l’option retenu lors de la conception, il est préférable de le griser pour améliorer

le contraste. Les éléments graphiques de la page sont pauvres et archaïques :

flèches powerpoint des années 1990, typo bâton, bibendum servi dans toutes les

positions et à toutes les pages, ce qui finit par lasser le public.

Devant ses actionnaires, l’entreprise devrait au contraire soigner énormément

sa présentation pour démontrer visuellement toute l’étendue de son talent…

pour Michelin, nous pouvons que réver mieux lors de l’AG 2009.

 

 

 

Présentation analysée : Assemblée Générale 2008

 

 

Explications : une charte électronique doit visuellement faire comprendre les valeurs

de l’entreprise; une ou plusieurs, peu importe, l’essentiel étant de le faire avec rigueur

et maîtrise, sans succomber aux effets de mode. En la matière, LVMH impose une logique

de lecture simple et efficace, sans artifice…sa position de leader pourrait nous emmener

néanmoins, eu égard à son univers, sur des arborescences de présentations plus

visuelles encore…peut-être pour la prochaine AG ?