Impressionner son audience, avec un ton juste, circonstancié, c’est une affaire de spécialiste. Les secrets d’une présentation excellente présentation sont contenus dans ces quelques lignes, ils vous permettront d’élever d’un cran la qualité de votre prestation en réunion.
Attention : si vous décidez d’opter pour une “démarche qualité” dans la préparation de votre prochaine présentation, cela doublera votre temps de travail.
1. AU DELA de 30 PAGES : créez une arborescence avec des liens hypertextes
Partir d’un agenda/sommaire central; au clic, vous déroulez une partie et à la fin de votre exposé, vous revenez au sommaire. Ex : 1. Le contexte/2.Les résultats 2008/3.Le plan d’action 2009/4.Les axes d’innovation/5. La communication.
>>>>>> Une méthode idéale pour que le public ne perde pas le fil. Powerpoint/Editer/Lien hypertexte (sur une page, une image, une page internet…)
2. CONSERVER LE SOMMAIRE : au fil des pages, conservez l’agenda de départ en haut à droite
SIMPLE : 100 % Powerpoint. Vous mettez en gras ou en couleur pour pointer la partie sur laquelle vous êtes et grisez les autres parties de l’agenda
COMPLEXE : avec l’aide de logiciels complémentaires (Photoshop, Photoimpact) ou possible avec Powerpoint 2007. Créez des “boutons” pour donner un style “web” et introduire de l’interactivité. Effet garanti :
3. SIMPLIFIEZ L’EXPRESSION : pour plus d’impact et d’aisance de lecture
Simplifiez l’expression ne veut pas dire la rendre simpliste, c’est le piège à éviter; un message trop simple n’est pas vraiment crédible. Usez de mots clés (Innovation, Perspectives…d’associations mots clés/Pictos). Innovez en trouvant des accroches qui vont marquer : “Pour un plan commercial : les 100 jours pour réussir”…
4. HARMONISEZ vos SOURCES VISUELLES : des images de haute résolution
Il n’y a pas plus mauvais effet pour l’image de l’entreprise et votre présentation que de faire cohabiter des images qui ont une qualité variable. En projection, il ne faut pas utiliser de visuels dont le poids est < 50 ko, pour une taille de photo réduite à l’écran; si vous vous servez d’un visuel en plein écran, n’importez rien en dessous de 120 ko. Pour harmoniser vos images :
SIMPLE : . Puisez dans la banque image de l’entreprise/ . Ayez à l’esprit que la présentation que vous projetez en réunion, n’est pas celle que vous allez diffuser après la réunion/.Ne présentez pas de visuels captés sur internet sans vous être assurés de leur qualité/. Achetez en complément des images dans une banque image.
COMPLEXE : . Créez des visuels plus personnalisés, du type montages, panoramiques, images concepts/. Si vous ne disposez pas de la version Powerpoint 2007, pour la colorisation des images, utilisez Photoshop ou Photoimpact/. Ajout d’effets créatifs qui servent votre mise en page, comme la superposition ou la transparence.
5. ADOPTEZ le REFLEXE MOT CLE/IMAGE : un principe de communication élémentaire
La mémorisation augmente quand vous associez les mots à l’image, cette technique est un recours efficace en présentation, car elle permet de structurer un discours. Il n’y a pas d’approche simple dans ce domaine, le temps de la conception se rallonge, mais c’est aussi à ce stade que vous marquerez votre différence et démontrerez à votre public, votre maîtrise de la communication.
COMPLEXE : . Logotypez les idées clés de votre présentation par des symboles clés/. Dès qu’un mot peu mettre en perspective votre discours, associez le à une image pour transmettre de l’émotion visuelle, qui favorisera la mémorisation de votre audience.
6. MAITRISEZ les ANIMATIONS et les TRANSITIONS : juste ce qu’il faut
Au cours de la présentation, ces deux composantes ont un rôle clé, elles peuvent vous tirer d’affaire quand vous avez beaucoup de messages à faire passer.
SIMPLE : . Choisissez les animations et transitions dans l’optique de servir votre discours et fluidifier votre présentation, ne changez pas de style à chaque page, au risque de mettre le public mal à l’aise
COMPLEXE : . Souscrivez à la licence PowerPlugs, pour disposer de transitions très créatives qui peuvent aider devant certains publics (http://vvv.presentationpro.com/powersuite2007/transitions.asp). A utiliser avec modération cependant.
7. CONCEVEZ votre PRESENTATION comme un EVENEMENT : pour surprendre et séduire
La présentation est un des temps forts d’une réunion “évènementielle” (AG, convention, présentation financière…), elle appelle un soin particulier pour faire bonne mesure par rapport à l’investissement d’une telle réunion. Souvent, elle n’est pas à la hauteur du “luxe” dans lequel l’audience est invitée.
SIMPLE : . Nommez votre présentation. Ex : “L’année des conquêtes”/. Choisissez des visuels à fort impact, inédits pour l’assistance en vous posant la question : s’il faut que les gens retiennent une image, ce sera celle là/. Soignez la rédaction, la recherche des accroches et des mots clés/. Pensez dès la conception aux versions complémentaires : une version imprimée remise lors de la réunion (avec résumé, dans un étui de qualité, ou une clé USB) , une version allégée prête à la diffusion par mail ou par l’intranet.
COMPLEXE : . Annoncez votre présentation par mail, pour créer l’évènement et l’envie/. Concevez pour votre lieu de réunion des caliquots, affichettes ou autres supports imprimés pour baliser de messages le lieu de la réunion
8. PENSEZ QUALITE et encore QUALITE : pas d’économie sur le matériel
Il est trop dommage que l’ordinateur fasse faux bond lors de la réunion, quand la vidéo que l’on projète est rejetée par un ordinateur sans puissance.
SIMPLE : . Si vous ne possédez pas de matériel, louez un projecteur FULL HD, suffisamment puissant et contrasté, si vous êtes devant une Assemblée de plus de 50 personnes/ Optez pour un portable de 512 rams, équipé de Windows XP ou Vista/. Munissez-vous d’une télécommande laser pour gagner en aisance scénique et corporelle.
COMPLEXE : . Une présentation en tryptique (3 écrans) est du meilleur effet, mais il faut le savoir dès la préparation, pour la synchronisation. Cette option est paramètrable sur Powerpoint XP et Vista
